Özel Nitelikli Veri İşleme Politikası

MİNAZ DANIŞMANLIK TEKSTİL

 SANAYİ ve TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

6698 SAYILI KVKK UYARINCA

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN POLİTİKAMIZ

 

Minaz Danışmanlık Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi olarak T.C. Anayasamız ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere, özel hayatın gizliliğine işaret eden mevzuatları ve ilgili yönetmelikleri sıkı şekilde takip etmekte, kanunların farkındalığına yönelik eğitimlerimize önem vermekte ve bu anlamda özel hayatınızın gizliliği ile kişisel verilerinizin güvenliğini büyük önem vermekteyiz. İş bu politika konusu olup 6698 sayılı kanunda belirtilen özel nitelikli verileriniz ise gerek 6698 Sayılı KVKK, gerekse Kişisel Verileri Koruma Kurumunun başta 2018/10 Sayılı kararında işaret edildiği üzere ayrıca bir koruma ile ihtimam hususiyeti taşıyan verilerinizden olup bu verilerin işlenmesine ilişkin tarafımızca veri işleme politikamızdan ayrı bir politika düzenlemiş bulunmaktayız.

Bu meyanda;

1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

 

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu politika, MİNAZ DANIŞMANLIK TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin; Kanuna Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması Politikası, uyumluluğunun sağlanmasını ve veri sorumlusu tarafından özel nitelikli kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.

Politika, özel nitelikli kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde veri sorumlusu tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, veri sorumlusu tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, veri sorumlusunun işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

1.1. YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİK

 

Politika yayınlanmakla birlikte yürürlüğe girmiş kabul edilmektedir.

Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politikada yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Veri sorumlusu, yasal düzenlemelere paralel olarak Politikada değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politikanın güncel versiyonuna veri sorumlusuna bizzat başvurarak ya da veri sorumlusuna ait  https://www.happinessistanbul.com/ web sitesinden erişilebilir.

2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER

 

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri Kanunda özel nitelikli kişisel veri (hassas veri) olarak belirtilmiştir. Tanımdan da anlaşıldığı üzere Kanun özel nitelikli kişisel verileri saymak suretiyle sınırlı olarak belirlemiştir.

Özel nitelikli kişisel veriyi diğer kişisel verilerden ayıran en önemli özellik bu verilerin hukuka aykırı bir şekilde işlenmesi halinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan kişisel veriler olmalarıdır. Bu durum ilgili kanunca da dikkat-i nazara alınarak, özel nitelikli verilerin işlenmesine ilişkin ilave durumlar belirtilmiştir. Aynı hassasiyet veri sorumlusu olan tarafımızca da gözetilerek iş bu özel nitelikli veri işlenmesine ilişkin politika tanzim edilerek yürürlüğe konulmuştur.

 

2.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

 

Veri sorumlusu tarafımızca, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kanunda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. Kanunun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kanuna uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise;

İlgili özel nitelikli kişisel veri açık rıza ve aydınlatma metni doğrultusunda ve 6698 Sayılı KVKK m. 5 de yer alan veri işleme ilkelerine uygun biçimde işlenebilmektedir

Veya

 

• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

2.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

 

Veri Sorumlusu sıfatımızla gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise usul ve yasaya uygun biçimde      

veya

• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

2.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI

 

Tarafımızca gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda Yeterli Korumaya Sahip veya Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülkelere aktarabilmektedir.

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.

2.4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

 

Veri Sorumlusu olan tarafımızca, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, tarafımızca, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Ayrıca özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafında belirlenen önlemler ile uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de alınmaktadır.

Veri Sorumlusu olarak genel prensibimiz, kanundan kaynaklanan sebepler olmadıkça özel nitelikli kişisel veri işlememektedir.

Gerekli olmayan özel nitelikli kişisel veriler silinmekte veya karartılmaktadır.

Buna istinaden, özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli kurallar işbu politikada belirlenmiştir;

2.4.1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE YER ALAN ÇALIŞANLARA YÖNELİK TEDBİRLER

 

• Kanun ve buna bağlı yönetmelikle ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli eğitimler verilmektedir.
• Personel Gizlilik Sözleşmeleri imzalanmaktadır.
• Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetki kapsamları ve yetki süreçleri YETKİ MATRİSİ ile tanımlanmıştır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alanlarındaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
• Özel nitelikli verilerin bulunduğu fiziki ortamlara ilişkin personel sorumlu kılınarak dolap sorumluları sistemi ihdas edilmiş bulunmaktadır. Bu noktada ilgili dolapta yer alan özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine ilişkin ayrıca ve açıkça bir personel görevlendirmesi ihdas edilmiş bulunmaktadır.
   

2.4.2. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ, MUHAFAZA EDİLDİĞİ ELEKTRONİK ORTAMLAR İÇİN

 

• Özel nitelikli verilerin bulunduğu elektronik cihazlar güçlü şifrelemeler ile muhafaza edilmektedir ve bu cihazların harici kullanım izni bulunmamaktadır
• Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmektedir. Güvenliğe ilişkin var olan programlar güncel biçimde koruma sağlamaktadır.
• Verilere yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirilmesi yapılmaktadır.
• Gerekli güvenlik testleri yaptırılarak, test sonuçları kayıt alınmaktadır.
• Güncel Anti-Virüs Programları Kullanılmaktadır. Bu elektronik ağa ilişkin internet kullanım şifresi belirli aralıklarla yenilenmekte ve kimse ile paylaşılmamaktadır.

 

2.4.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ, MUHAFAZA EDİLDİĞİ FİZİKSEL ORTAMLAR İÇİN

 

• Özel nitelikli kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Dolap Sorumluları Sistemi, bünyemizde ihdas edilerek, fiziki evrak ve veri güvenliği noktasında personelimiz bizzat görevlendirilmiştir.

 

2.4.4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASINA İLİŞKİN ÖNLEMLER

 

• E-posta yolu ile aktarılması halinde kurumsal e-posta adresi veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılmaktadır.
• Taşınır bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması halinde - gerekli durumlarda bu bellek ve cihazlar güçlü biçimde parola ve şifreler ile koruma altına alınmaktadır. Bu cihazların aktarımı bizzat veri sorumlusu ya da uhdesinde yer alan personel tarafından yapılmaktadır.
• Kağıt ortamında aktarım yapılırken evrakın çalınması, kaybolması, yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve belgeler “gizlilik dereceli belgeler” formatında kapalı zarfta gönderilmektedir.

3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİNİŞLENME AMAÇLARI

Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkelere ve ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslara uygun olarak, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. Veri Sorumlusu tarafından usulüne uygun yöntemlerle toplanan özel nitelikli kişisel veriler iş ilişkisi, ürün, hizmet veya ticari faaliyetler kapsamında veya İlgili Kişiler ile olan diğer ilişkiler dâhilinde, işlenmelerini gerektiren aşağıdaki amaçlar çerçevesinde, bu amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenmekte ve saklanabilmektedir.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme amaçları               ;

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

 

• Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

 

• Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

 

• Çalışanlar İçin İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

• Çalışanların Başvuru Süreçlerinin Değerlendirilmesi

 

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

 

• İnsan Kaynakları Faaliyetinin Planlanması

 

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

 

• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

 

• Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Haber Verilmesi

 

• İş ve Faaliyetlerin İcrası ve İfası.

4. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

 

Çalışan	Engellilik Durumuna Ait Bilgiler	İş akdinin feshinden itibaren 15(on beş) yıl süre ile saklanır. (İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7)
Çalışan	Kan Grubu Bilgisi	İş akdinin feshinden itibaren 15(on beş) yıl süre ile saklanır. (İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7)
Çalışan	Kişisel Sağlık Bilgileri	İş akdinin feshinden itibaren 15(on beş) yıl süre ile saklanır. (İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7)
Çalışan	Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri	İş akdinin feshinden itibaren 15(on beş) yıl süre ile saklanır. (İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7)
Çalışan	Ceza Mahkûmiyetine İlişkin Bilgiler	İş akdinin feshinden itibaren 10(on) yıl süre ile saklanır.
Çalışan	Güvenlik Tedbirlerine İlişkin Bilgiler	İş akdinin feshinden itibaren 10(on) yıl süre ile saklanır.
Çalışan	Adli Makamlarla Yazışmalardaki Veriler, Dernek, Vakıf, Sendika Bilgileri	İş akdinin feshinden itibaren 10(on) yıl süre ile saklanır.
Çalışan, Hissedar/Ortak, Yönetim/Müdürler Kurulu Üyeleri	Dava Dosyasındaki Bilgiler	İş akdinin feshinden itibaren 10(on) yıl süre ile saklanır. HAGB Hükümleri ise 5 yıllık süre boyunca saklanır.

 

5. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İMHA SÜRELERİ

 

Veri Sorumlusu, Kişisel Veri İşleme Envanterinde yer alan ve yukarıda belirtilen özel nitelikli kişisel verilerle ilgili olarak, zamanaşımı süresini kesen ya da durduran herhangi bir hukuki durum olmadığı takdirde silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, özel nitelikli kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanun’un 13. maddesi uyarınca Veri Sorumlusuna başvurarak, kendisine ait özel nitelikli kişisel verilerin anonim hale getirilmesini, silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

• Özel nitelikli kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, Veri Sorumlusu talebe konu özel nitelikli kişisel verileri, talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir.
• Özel nitelikli kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir ve üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını talep eder.
• Özel nitelikli kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Veri Sorumlusu tarafından Kanun’un 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Periyodik İmha            :

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, Veri Sorumlusu, işleme şartları ortadan kalkmış olan özel nitelikli kişisel verileri işbu Politikada belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha süresi 6 aydır.

Buna göre Veri Sorumlusu, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemini gerçekleştirir.